Grazie alle App Xerox, la tua stampante può diventare un centro operativo in grado di facilitare e automatizzare molte delle attività quotidiane in azienda. La Xerox App Gallery permette di accedere, attraverso un pannello di controllo semplice e intuitivo, a tutta una serie di applicazioni per stampare e scansionare, ma non solo.
Potrai, infatti, anche condividere, comunicare, confrontare, archiviare, trasformare, tradurre e proteggere tutti i documenti. Le App Xerox possono, inoltre, aiutarti a inviare e realizzare documenti importanti, come fatture o prime note, in maniera automatica.
Attraverso la connessione Cloud di stampanti e multifunzioni potrai rendere più facile la collaborazione in azienda, velocizzando così i vari processi.
Per capire al meglio le potenzialità delle App Xerox, in questo articolo vedremo:
Quali sono le principali App Xerox
Xerox mette a disposizione tutta una serie di app in grado di facilitare il lavoro aziendale, semplificando processi che altrimenti risulterebbero lunghi e complessi.
Grazie a esse potrete, infatti, gestire i documenti e archiviarli in tutta sicurezza, ma anche aumentare la produttività aziendale con una maggiore collaborazione tra tutti i dipendenti; ovunque si trovino.
App Xerox per la gestione dei documenti
Ogni azienda ha l’obbligo di conservare e gestire tutta una serie di documenti. A volte però, per paura di perdere qualcosa che poi possa servire, si finisce per conservare un numero maggiore di documenti rispetto a quelli che servono.
Xerox mette a disposizione una gamma di App in grado di aiutarti a gestire al meglio la documentazione aziendale.
Con l’utilizzo dell’app Xerox Connect App for DocuShare Go diventerà molto più semplice scansionare i documenti e assegnare delle parole chiave per recuperarli successivamente.
Questa app ti aiuterà anche nell’estrarre, grazie al riconoscimento intelligente dei caratteri, il testo da immagini e assegnare in maniera automatica delle tag, semplificando anche le ricerche successive e senza il bisogno di aggiungere manualmente i metadati.
L’app Xerox Connect App for DocuShare Go permetterà a te, e a tutti i tuoi dipendenti, di lavorare in maniera semplice dovunque si trovino, permettendo di accedere anche da remoto a file e cartelle, migliorando così il processo lavorativo.
Questa App, mobile, intuitiva e Cloud, offre alle aziende gli strumenti necessari all’automatizzazione dei processi e per supportare la trasformazione digitale.
Xerox Workflow Central
Xerox Workflow Central permette di lavorare in maniera pratica e flessibile con i documenti, anche quando si lavora da remoto.
La piattaforma permette a chi lavora di avere sempre a disposizione, in una soluzione in Cloud, tutti gli strumenti utili per mantenere il flusso di lavoro continuo e costante, anche nel momento in cui si dovesse lavorare da sedi differenti e su documenti di formati diversi.
Con questa piattaforma sarà possibile:
- Convertire documenti in file audio
- Convertire i documenti in file MS modificabili
- Trasformare delle note scritte a mano in un testo digitale da condividere e modificabile
- Tradurre in modo rapido e affidabile i documenti in/da oltre 40 lingue
- Oscurare in maniera automatica i dati sensibili
- Unire fino a 5 file diversi per crearne uno unico
- Creare documenti riassuntivi di dimensioni più contenute
Questi flussi potranno, poi, essere combinati tra loro per un’esperienza di lavoro che risolve le problematiche quotidiane.
Xerox Workflow Central permette, inoltre, una sicurezza completa con accessibilità controllata e protezione in ogni fase del percorso di gestione dei documenti.
App Xerox per la sicurezza dei documenti
Xerox mette al sicuro tutti i tuoi documenti, cartacei o digitali, di modo che i dati sensibili vengano trasferiti solo tra computer e utenti autorizzati.
Utilizzando la piattaforma Workflow Central gli utenti hanno anche la possibilità di aumentare la sicurezza dei loro files, oltre alla comune password da poter aggiungere nel momento della scansione, possono anche utilizzare un servizio di crittografia, questo servizio servirà sia per il file che per l’email che verrà utilizzata per la condivisione del file stesso
Con Xerox è possibile, inoltre, utilizzare metodi per autenticarsi e accedere ai servizi della stampante. In questo modo, solo gli utenti autorizzati potranno avviare le stampe o utilizzare le varie funzioni.
Tra le altre funzioni che permettono di proteggere i documenti, Xerox mette a disposizione:
- Filtro degli indirizzi IP: gli amministratori di sistema potranno creare delle regole per accettare o meno le informazioni verso la multifunzione in base a specifici indirizzi IP.
- Firme digitali: firmando i documenti in maniera digitale, si potrà garantire sicurezza nell’invio dei messaggi.
- Timbro utente/ora/data: grazie ai driver di Xerox si può applicare un timbro utente/ora/data ai documenti stampati così da sapere, in caso di verifica, chi ha stampato cosa e a che ora.
- Filigrana protetta: alcuni sistemi di stampa Xerox permettono di attivare la funzione Filigrana protetta per evitare la copia di documenti con informazioni protette.
- Crittografia IPSEC: permette di proteggere tutti i documenti e le comunicazioni a livello IP e protegge, crittografandoli, i documenti di stampa inviati al dispositivo.
App Xerox per la produttività
Xerox pone molta attenzione alla produttività delle aziende mettendo a disposizione tutta una serie di app utili a tale scopo.
- Aida: questa app ti permette di rendere digitali i tuoi documenti e distribuirli assieme alle informazioni contenute a una sola persona o a più persone. Il tutto con un solo click. Aida grazie all’utilizzo del Machine Learning riesce ad analizzare i documenti e ad archiviarli adattandosi alle tue esigenze specifiche.
- Xerox Content Hub: questa app permette alle aziende di creare in maniera semplice e intuitiva un repository di documenti che si basa su Cloud. Tutti questi documenti possono essere personalizzati e stampati, sia a distanza che non, su qualsiasi stampante Xerox compatibile con ConnectKey.
- Xerox Translate and Print: grazie a una tecnologia di ultima generazione, questa app garantisce traduzioni, in 45 lingue, automatiche all’istante sulla tua stampante multifunzione. Per farlo ti basterà scansionare il documento e riceverlo, stampato, via e-mail, o modificabile tramite Microsoft Word, tradotto nella lingua scelta.
- Quick Link: grazie a questa app potrai collegarti in maniera veloce al tuo computer o al tuo smartphone semplicemente utilizzando un e-mail, oppure scansionando un QR code.
- Scan with Print: questa app raccoglie tutte le classiche funzioni di stampa. Potrai così svolgere più compiti in una sola scansione.
- Summarizer: questa app crea un riassunto dei documenti che si devono visualizzare, stampare e inviare, il tutto grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale.
- Xerox Auto-Redaction: grazie a questa app in pochi click potrai rimuovere da un documento tutti i dati sensibili. Con Auto-Redaction potrai modificare in maniera semplice documenti, andando a selezionare preliminarmente i criteri da seguire.
Cosa puoi fare con le App Xerox
Le app Xerox, facili da installare e da utilizzare, nascono per rendere più semplice il vostro lavoro e gestire al meglio i documenti e i dati.
I processi che normalmente risulterebbero laboriosi e lunghi, grazie a queste app, diventano veloci, trasformando la vostra stampante multifunzione in un ottimo assistente.
Ogni stampante ha al suo interno la Xerox App Gallery così da facilitare la navigazione tra le applicazioni e installare quelle più utili alle tue esigenze. Si potrà, inoltre, accedere alla gallery da computer, così da poter installare le app su più dispositivi contemporaneamente.
Digitalizzare i documenti
Attraverso l’app Xerox Print and Scan Experience potrai digitalizzare tutti i tuoi documenti lavorando in modo efficiente e produttivo.
Tutti i documenti cartacei possono tranquillamente essere raccolti utilizzando le funzioni di scansione di Xerox. Le icone dell’App sono intuitive e permettono di regolare anche la luminosità con cui vogliamo scansionare il nostro documento.
In questo modo il passaggio da un documento cartaceo a uno digitale diventa semplicissimo: il documento digitalizzato entra all’interno dei flussi di lavoro grazie alla combinazione delle stampanti Xerox con la piattaforma di gestione dei contenuti DocuShare.
Una volta digitalizzati i documenti saranno facili da trovare, basterà realizzare menu gerarchici direttamente dal tuo database come ad esempio, per Anno, Modello, ecc… Potrai così archiviare tutta una serie di documenti come i contratti, scansionarne altri in flussi di lavoro sia on-site che su cloud.
Ti basterà inserire il documento nell’alimentatore della stampante multifunzione, premere l’icona per la scansione di Xerox ConnectKey for DocuShare relativo al reparto in cui deve andare, inserire eventuali dettagli per la configurazione e scansionare attraverso il pulsante verde.
L’interfaccia per le scansioni sarà, inoltre, personalizzata in base alle credenziali d’accesso così da avere un ulteriore livello di protezione dei documenti.
I vantaggi dell’utilizzo di App per multifunzioni
L’utilizzo di app per le multifunzioni porta al lavoro in ufficio e alle modalità di gestione dei documenti tutta una serie di vantaggi, in grado di rendere più semplici processi complessi.
Tra i principali vantaggi troviamo:
- Aumentare la produttività: grazie alle app disponibili dovranno essere compiuti meno passaggi per completare un processo, aumentando di conseguenza la produttività, diminuendo la possibilità di errori e riducendo i costi.
- Migliorare la comunicazione interna: le funzioni delle App Xerox permettono una maggiore collaborazione digitale tra team e reparto, ovunque si trovino.
- Gestire al meglio i documenti, mantenendoli al sicuro: grazie alle app per la gestione dei documenti, la tua azienda potrà scansionare e digitalizzare ogni tipo di documento per archiviarlo e tenerlo al sicuro da personale non autorizzato. I dati vengono poi copiati nel Cloud per ottimizzare le procedure di Disaster Recovery.
- Possibilità di lavorare in Cloud: le app basate su Cloud permettono ai dipendenti di lavorare in totale sicurezza ovunque si trovino. Inoltre, chi avesse necessità potrebbe usufruire della stampa Cloud da qualsiasi stampante con al suo interno la tecnologia Xerox ConnectKey.
- Necessità di poca formazione dei dipendenti: la semplicità delle App permette a tutti i dipendenti di utilizzarle in maniera semplice e immediata.
- Le App per multifunzioni sono un help desk interattivo: direttamente dal pannello di controllo potrai ordinare i materiali, richiedere assistenza e controllare l’avanzamento delle attività. Possono, inoltre, aiutarti a inviare e creare documenti aziendali, come moduli e fatture, in maniera semplice e automatica.
