Salvaguardare i dati deve essere di primaria importanza per un’azienda che vuole rimanere sempre competitiva sul mercato.
Eseguire il backup di dati e informazioni, quindi, è un passo obbligato che l’impresa deve compiere per gestire al meglio l’organizzazione.
Attraverso il backup, che può essere in locale o in Cloud, si possono creare delle copie dei dati che possono essere ripristinate in maniera semplice e veloce nel momento in cui l’azienda si dovesse trovare a subire degli attacchi esterni, come possono essere quelli degli hacker o anche semplici errori umani.
In questo articolo vedremo insieme:
Cos’è un backup aziendale?
Quando parliamo di backup aziendale ci riferiamo a quell’azione che permette di creare una copia di dati e file importanti per collocarla in un luogo, reale o virtuale, differente.
Il backup serve, dunque, ad avere un duplicato dei propri documenti, utile nel caso in cui il luogo originario dove sono collocati subisse attacchi o malfunzionamenti di qualsiasi tipo.
A cosa serve il backup dei dati in azienda?
Ogni giorno un’azienda può essere soggetta ad attacchi esterni che possono spaziare da malware, spyware fino a calamità naturali, come incendi e inondazioni.
Il backup aziendale permette di ripristinare, nel più breve tempo possibile, tutti i dati che dovessero venire persi, consentendo così all’impresa di rimanere produttiva.
Ogni azienda è bene abbia al suo interno un sistema di data recovery plan con il quale prevedere e studiare le attività di ripristino delle informazioni che dovessero subire danni a causa di attacchi esterni di qualsiasi tipo.
Come organizzare i dati per il backup
Per gestire al meglio i backup aziendali è fondamentale che le informazioni, i dati e i file vengano predisposti nella maniera più corretta.
Nel fare questo ti consigliamo di iniziare definendo quali dati sono più recenti e maggiormente aggiornati, suddividendoli in:
- Dati attivi, che sono stati usati e di conseguenza modificati ultimamente.
- Dati inattivi, come dice la parola stessa, nei quali la loro ultima modifica risale a molto tempo fa.
- Dati inutili, sono quei dati che se anche dovessero andare persi non comprometterebbero la Business Continuity.
In un’azienda si fatica a individuare i dati inutili, pensando, erroneamente, che tutti, prima o poi, potrebbero servire. Non farlo però rischia di portare confusione all’interno della gestione dei file, che dovranno essere perlopiù archiviati solo se necessari.
Potresti inoltre suddividere i tuoi documenti in macro settori più semplici da predisporre come:
- Email, suddividendole per anno o per mittente.
- Progetti, suddividendoli per anni, oppure per Project Manager o ancora delle micro suddivisioni per fasi.
- Database, il quale è bene considerarlo come un’unica entità sul quale fare backup.
- Contabilità, suddividendola per anno, oppure per cliente o fornitore.
Categorizzare, dunque, i propri dati come indicato sopra, applicando il metodo sia al singolo file che a intere cartelle, ti aiuterà nell’organizzare al meglio i tuoi backup aziendali.
Differenza tra backup in locale e backup in cloud
Quando si decide di eseguire un backup aziendale è bene aver presente la differenza tra un backup in locale e un backup in Cloud.
Il più classico backup vede il duplicato dei file e dei dati su un hard disk esterno o su dei nastri magnetici, che generalmente si trovano in data center locali.
Le singole informazioni vengono poi trasportate grazie alla connessione di rete protetta, costituita da una larghezza di banda molto ampia. Attraverso questo procedimento, il backup viene protetto da un firewall di rete e l’accesso ai dati risulta molto più veloce.
Il backup in Cloud, invece, non ha bisogno di strutture esterne per funzionare e necessita solo di un software, installato nei computer aziendali, che archivierà i dati su un server remoto.
Questo tipo di backup aziendale permette di avere a disposizione un archivio di dati salvati con una tolleranza al guasto fisico maggiore rispetto ad un backup locale.
Come fare il backup
Possiamo suddividere i backup in:
- Backup di replica, nei quali si crea semplicemente una copia in un altro luogo.
- Backup di archivio, nei quali i file e le cartelle vengono impacchettati all’interno di un unico grande archivio.
Se ti stai domandando, quindi, come fare il backup scegliendo una di queste due categorie, te lo spieghiamo subito.
Backup aziendale attraverso la replica dei file
Partiamo dal presupposto che in questo caso è meglio evitare la replica manuale dei file. Questo procedimento, infatti, è sottoposto all’errore umano, rischiando così di dimenticare qualche informazione importante che doveva essere copiata.
Meglio dunque affidarsi a programmi in grado di sincronizzare in maniera automatica i file e di replicare anche un intero disco, sincronizzando, all’interno del backup, solo i documenti e le cartelle che sono state modificate o sono nuove.
Backup aziendale attraverso l’archiviazione dei file
Per riuscire ad archiviare tutti i file in questo backup aziendale è bene fare affidamento a software in grado di compiere questa azione.
Questo tipo di programma dovrà essere in grado di realizzare un archivio, permetterne la sua visualizzazione, così come l’estrazione dei file.
È fondamentale, inoltre, che questi software abbiano al loro interno degli scheduler e permettano una rapida e semplice consultazione del loro contenuto.
I vantaggi di fare un backup
Un backup aziendale è cruciale per la sicurezza dell’azienda e per la sua continuità operativa, ma non solo. Esistono, infatti, altri vantaggi da tenere in considerazione, tra questi:
- È una soluzione scalabile che permette di avere a disposizione uno spazio delle dimensioni necessarie all’azienda. Lo spazio può, inoltre, essere ingrandito al bisogno (in particolare se si scelgono le soluzioni in Cloud).
- Un backup aziendale in Cloud permette di avere una protezione maggiore dei dati, in quanto vengono archiviati in uno spazio diverso da dove sono collocati i file originali.
- Puoi programmarli. I backup, infatti, permettono all’azienda stessa di decidere quando essere effettuati, lasciando così ampi margini di personalizzazione in base alle esigenze.
- Permette una migliore accessibilità dei dati che, in caso di bisogno, potranno essere recuperati in maniera semplice.
- Un backup in Cloud migliora l’intera struttura IT facendo guadagnare tempo rispetto a un backup in locale.
- Permette di avere versioni precedenti dei file che possono essere stati cancellati o modificati per errore.
Pianificare e salvare i file, dunque, sono due elementi chiave per definire la strategia di Disaster Recovery che ogni azienda dovrebbe avere per evitare perdite di dati importanti o interruzioni di produzione.
Strategia per mettere al sicuro i dati
È bene ricordare che i dati sono un patrimonio che l’azienda deve sempre proteggere. Per fare questo, è bene che ci sia una strategia che permetta di gestire e organizzare al meglio anche le informazioni più sensibili.
Ti consigliamo di strutturare il tuo piano d’azione così:
- Conosci i dati e le informazioni che possiedi. Sapere dove sono allocate e chi ne è il responsabile, ti permetterà di prevenire possibili problemi futuri di protezione.
- Forma i tuoi dipendenti e rendili sensibili sull’importanza di proteggere i dati attraverso backup aziendali e comportamenti corretti. Sarà anche utile responsabilizzare alcuni di loro nella gestione dei backup, attraverso registri di autorizzazione nei quali sia ben evidente chi può e chi non può gestire i dati.
- Fai un’analisi dei rischi in cui la tua azienda può incorrere. In questa maniera potrai capire le tue priorità e come prevenire possibili attacchi esterni.
- Effettua scansioni periodiche attraverso l’utilizzo di programmi antivirus e antispam, che dovranno essere aggiornati periodicamente.
- Esegui backup in maniera periodica. Le copie, come avrai capito, sono fondamentali per ripristinare in maniera veloce l’operatività dell’azienda.
Sarà quindi di fondamentale importanza per un’azienda avvalersi di un Disaster Recovery Plan che permetta all’organizzazione di ripristinare, nel più breve tempo possibile, l’accesso ai dati e alla funzionalità della propria struttura IT.
La soluzione di Disaster Recovery che propone Valore BF dà la possibilità di creare un ambiente protetto che permette all’azienda di affrontare nel migliore dei modi una situazione di criticità.
Tutti i nostri servizi di backup e Disaster Recovery ti aiutano a proteggere i dati grazie alle copie di sicurezza, che saranno sempre online e a disposizione.
