Come abbiamo già visto in precedenza, le stampanti multifunzione si sono trasformate in Digital Workplace Assistant, veri e propri assistenti d’ufficio.
Cosa rende le stampanti multifunzione dei Digital Workplace Assistant?
Le multifunzione che si limitano a offrire le funzioni di copia, scansione e fax sono considerate già da tempo obsolete. Le possibilità che offrono le macchine di ultima generazione, vengono arricchite dalle App.
Abbiamo già visto in questo articolo, per esempio, il funzionamento della tecnologia Connect Key di Xerox che offre una nuova esperienza all’utente grazie all’integrazione delle App 1-Touch.
Questa innovazione ha trasformato il modo in cui i dipendenti lavorano, aumentando la loro produttività e ottimizzando i processi.
I vantaggi della tecnologia Connect Key
La App Gallery di Xerox®, disponibile su tutti i dispositivi con tecnologia Connect Key, permette di accedere a un mondo di App disponibili, incluse quelle di sviluppatori esterni. Questa tecnologia permette alle aziende di:
- Ottimizzare i flussi di lavoro.
È possibile risparmiare tempo nella gestione dei documenti grazie alla multifunzione con tecnologia Connect Key e un software per la gestione documentale. - Creare documenti elettronici.
È possibile convertire i documenti da cartacei a digitali, in diversi formati tra cui MP3, e accedervi dal cloud. - Stampare dal Cloud.
È possibile eseguire download, scansioni, stampe, condivisioni, archiviazioni, traduzioni dei documenti anche da un dispositivo mobile verso la multifunzione, sfruttando la tecnologia cloud. - Utilizzare le App per le attività aziendali.
La App Gallery contiene numerose App già disponibili per gli utenti ma se si rende necessaria una soluzione su misura, è possibile sviluppare un’App ad hoc.
Le App più utilizzate di Xerox
Dalla App Gallery di Xerox, è molto facile e intuitivo cercare le App che sono in grado di ottimizzare il proprio business.
Ecco la lista di quelle più popolari:
@PrintByXerox
L’app @PrintByXerox permette una semplice stampa da e-mail. Basta inviare all’indirizzo e-mail print@printbyxerox.com il testo o gli allegati che si desiderano stampare e recarsi presso qualsiasi dispositivo Xerox dotato della App Gallery per rilasciare i propri lavori di stampa dopo aver effettuato la login.
Xerox® Audio Documents
Con una forza lavoro sempre più mobile, la disponibilità di contenuti anche in viaggio sta diventando più importante che mai. L’app Xerox® Audio Documents permette di trasformare i documenti cartacei in file MP3. Alla e-mail del destinatario viene inviato un link con il file MP3, per permetterne l’accesso da remoto. Con una sola facile scansione si raggiungono nuovi livelli di produttività: diventa semplice ascoltare i propri file, magari proprio il brief della riunione precedente mentre ci si reca a quella successiva. Audio Documents supporta l’invio di documenti in inglese, francese, spagnolo, tedesco, italiano e portoghese brasiliano.
Xerox® Auto-Redaction
Proteggere i dati riservati con la funzione Xerox® Auto-Redaction è semplice ed efficace. L’App si avvale della più moderna tecnologia software DLP (Data Loss Prevention) di Google, che è in grado di identificare determinate informazioni personali o parole chiave e di oscurarle automaticamente. Questi dati vengono resi illeggibili lasciando immutate tutte le altre informazioni contenute nel documento.
I documenti automaticamente modificati si possono, infatti, stampare o inviare per e-mail direttamente da una stampante multifunzione. È l’App perfetta per condividere qualsiasi documento senza doversi preoccupare di dover nascondere le informazioni riservate.
Xerox® Translate and Print
L’app Xerox® Translate and Print si avvale di una tecnologia innovativa per elaborare traduzioni automatiche istantanee tramite le stampanti multifunzione Xerox. Basta eseguire la scansione del documento per ricevere una stampa della traduzione in una delle 44 lingue disponibili. Basteranno pochi secondi per poter tradurre il menù del proprio ristorante.
Xerox® Note Converter
L’App Xerox® Note Converter basata sulla più recente tecnologia di Google AI, permette di convertire velocemente gli appunti in un documento MS Word o in un file di testo scaricabile in formato digitale. L’app Xerox Note Converter consente di:
-Convertire gli appunti scritti a mano in un documento MS Word (.docx).
-Inviare i documenti al proprio indirizzo e-mail o a quello di qualcun altro.
-Modificare e condividere facilmente i contenuti senza doverli digitare nuovamente.
Xerox® Connect for RMail®
L’App Xerox® Connect for RMail® esegue la crittografia in modo completamente automatico, consentendoti di inviare e-mail e allegati sicuri direttamente dal tuo sistema multifunzione. L’app si collega direttamente al servizio RMail protetto che ti permette: la scansione conforme ai requisiti HIPAA e GDPR per le e-mail crittografate e il monitoraggio con prova di consegna, tramite il servizio Registered Email™, per un audit record affidabile (alla pari di un FAX e RACCOMANDATA).
Xerox® Connect For Exchange
Digitalizza rapidamente documenti cartacei con la tua stampante multifunzione abilitata Xerox ConnectKey. Seleziona facilmente i destinatari dalla rubrica globale o personale, scansiona i tuoi documenti cartacei per condividerli rapidamente con più destinatari (selezionandoli dalla tua Rubrica o inserendo manualmente nuovi indirizzi e-mail) e invia il documento scansionato come allegato tramite il tuo account.
Xerox Cloud Storage
Connect 2.0 for Dropbox™ è un’app di connessione Xerox® al servizio di storage in cloud Dropbox™. Utilizza questa app per stampare facilmente da o scansionare a un account Dropbox™ individuale o condiviso).
Connect for Google Drive: con questa app e un dispositivo dotato di tecnologia ConnectKey® puoi accedere con le tue credenziali aziendali, esplorare le cartelle e digitalizzare facilmente documenti cartacei e stampare rapidamente uno o più documenti contenuti nel tuo Google Drive.
Connect for Microsoft® OneDrive: con questa app e un dispositivo dotato di tecnologia ConnectKey® puoi accedere con le tue credenziali aziendali, esplorare le cartelle e digitalizzare facilmente documenti cartacei e stampare rapidamente uno o più documenti contenuti nel tuo account Onedrive.
Xerox® Forms Manager
Grazie all’app Xerox Forms Manager non dovrai mai più raccogliere, fascicolare e scansionare individualmente moduli cartacei. Elimina la disorganizzazione e le attività ripetitive grazie a moduli con codici QR inviati direttamente tramite e-mail a un destinatario predefinito, persino se le pagine non sono scansionate in sequenza. Si tratta della più grande rivoluzione nella gestione dei documenti cartacei a partire dai timbri di gomma.
Raccontaci la tua quotidianità in ufficio, sapremo identificare le App che ti aiuteranno a ottimizzare i processi in ufficio. Scopri maggiori informazione Qui oppure scrivici a marketing@valorebf.it.
