Oggi la comunicazione va sempre più veloce, per questa ragione scegliere un centralino telefonico di qualità non è una formalità. Se ti stai chiedendo se è meglio dotarsi di un centralino tradizionale o di un centralino virtuale in Cloud sei nel posto giusto.
Scopriamo insieme quali sono le differenze tra il centralino telefonico analogico e il centralino VoIP in Cloud e qual è il migliore per la tua azienda.
Cos’è il centralino virtuale in Cloud
Il centralino virtuale in Cloud è un servizio di telefonia che viene installato in remoto e poi erogato come servizio attraverso internet.
Il centralino virtuale in Cloud, oltre a possedere tutte le caratteristiche del centralino analogico, sfrutta le qualità intrinseche della rete per ampliare il ventaglio di opportunità, diventando un sistema di servizio telefonico a 360°.
Oggi ti racconteremo il centralino virtuale in Cloud come funziona.
Cominciamo da un presupposto piuttosto importante: il futuro della telefonia è il centralino virtuale in Cloud. Il mercato si sta velocemente spostando verso servizi che sfruttano la potenza e la velocità della rete internet, per fornire agli utilizzatori, ovunque si trovino, servizi di comunicazione. Si prevede una crescita dell’8,9% rispetto al 2019 e questo anche perché sono cambiate le modalità di lavoro.
Il centralino virtuale in Cloud possiamo affermare che è la versione moderna del centralino VoIP hardware. Essendo una soluzione che si appoggia a server in remoto è estremamente flessibile e permette di lavorare da casa come faresti dalla postazione in ufficio. Per questo, è la soluzione indicata per gestire al meglio lo smart-working aziendale.
La peculiarità più evidente del centralino virtuale in Cloud è quella di essere progettato su una piattaforma software con una parte hardware marginale. Viene da sé che meno componente hardware è presente, meno possibilità ci saranno di guasti e obsolescenza delle componenti. Per questa ragione i costi di manutenzione sono ridotti praticamente a zero. I casi in cui ci sia effettivamente un problema da risolvere sono rari, anche perché il centralino VoIP in Cloud si appoggia ad un server esterno che viene periodicamente monitorato dal provider che eroga il servizio.
Inoltre, la configurazione del centralino virtuale in Cloud non necessita di alcun tipo di intervento tecnico. Spesso, infatti, sono dotati di un’interfaccia grafica user friendly molto intuitiva.
Le funzionalità del centralino VoIP in cloud, però, non si limitano a servizi tradizionali come il risponditore automatico (Premi 1 se vuoi parlare con l’amministrazione, premi 2 se vuoi parlare con il reparto marketing ecc…) ma è un servizio che migliora l’organizzazione quotidiana del lavoro.
Consentono di gestire la segreteria, i citofoni, le code di telefonate, tracciare le chiamate e anche di organizzare i cellulari come fossero interni. Il centralino virtuale in Cloud è compatibile con sistemi CRM, gestionali e con piattaforme CTI (Computer Telephony Integration), per allineare le prestazioni del telefono a quelle del computer.
Non secondario è il tema della sicurezza. Il centralino virtuale in Cloud è dotato di un sistema crittografico che rende più sicura la comunicazione per la tua azienda e per i tuoi clienti. In alcuni casi è addirittura possibile stilare un white o black list per le chiamate in entrata.
Cos’è il centralino tradizionale
Il centralino analogico è un’apparecchiatura fissa, ubicata in una zona specifica dell’ufficio che per poter funzionare necessita di una componente hardware piuttosto specifica. La grande differenza rispetto ai centralini virtuali in Cloud è che tutte le componenti di cui si nutre il centralino analogico (hardware, software e infrastrutture) sono gestite all’interno dell’azienda.
Il centralino analogico tradizionale è la soluzione più “vintage”, infatti stanno pian piano scomparendo da tutti gli uffici. Non sono programmabili da remoto, non è possibile integrare applicativi e non si possono avere altri utenti collegati da remoto, quindi è impossibile gestire lo smart working con questo centralino analogico.
Di solito sottoscrivere un contratto per l’installazione di un centralino tradizionale viene proposto con un sostanzioso costo di acquisto iniziale. Se disponi di un centralino tradizionale i costi di manutenzione e di assistenza sono tutti a tuo carico e, molto spesso, è richiesto un pagamento annuale o semestrale per il servizio di assistenza.
Tieni anche in considerazione che la componente hardware è per sua natura propensa al fenomeno dell’obsolescenza, e questo potrebbe crearti dei problemi di reperimento delle componenti, oltre a poter compromettere la qualità della comunicazione tra te e i tuoi clienti.
Una soluzione da tenere in considerazione, se ti vuoi dotare di un centralino analogico, è anche il noleggio, in quanto i costi sono relativamente bassi e l’installazione è spesso inclusa nel prezzo.
Quale centralino è migliore per la tua azienda
Centralino tradizionale o centralino virtuale in Cloud? La prima cosa che dobbiamo dirti è che non c’è una risposta giusta: dipende da diversi fattori. In senso assoluto è importante che il centralino telefonico sia di qualità, perché deve permetterti una comunicazione a tre S (Safe, Simply and Speedy… ovvero sicura, semplice e veloce) tanto fra i dipendenti quanto con i clienti esterni.
La selezione del miglior centralino per la tua azienda comincia sempre dalla scelta di un service provider sicuro. Gli standard di sicurezza sono requisiti molto importanti, assicurati che il servizio al quale vi state affidando sia testato efficacemente e che le condizioni contrattuali siano chiare e trasparenti.
Per capire se sia meglio dotarsi di un centralino analogico o di un centralino virtuale in Cloud è bene sapere quali sono le esigenze di cui la tua azienda necessita.
Ad esempio, può essere utile capire quali servizi ti servono, quante risorse e uffici hai, quali applicazioni utilizzi e il tipo di rete telefonica. Inoltre, pensa a quanti interni avrai bisogno e a quante persone, mediamente, sono al telefono contemporaneamente in ufficio. Nelle aziende, ad esempio, il rapporto tra linee e interni dovrebbe essere di 1 linea ogni 3/4 interni. Negli alberghi 1 linea ogni 10 interni.
Se disponi di un ufficio di grandi dimensioni o addirittura hai più sedi ubicate in luoghi anche molto distanti tra loro, sicuramente la scelta del centralino VoIP in Cloud è quella più adatta alle tue esigenze, perché ti permette di comunicare da remoto, abbattendo le distanze.
Se opti per un centralino virtuale in Cloud presta attenzione alla qualità della connessione internet; senza una connessione stabile sfruttare le potenzialità del Cloud diventa problematico.
Se, invece, hai un ufficio di piccole dimensioni, non prevedi smart working e, magari, l’edificio in cui sei collocato già dispone di una rete cablata per la telefonia l’installazione di un centralino analogico potrebbe essere la scelta più comoda.
Un’altra discriminante da tenere in considerazione è il tempo che hai a disposizione per installare il tuo nuovo centralino. Se andrai a scegliere un centralino analogico l’implementazione può richiedere diverso tempo. Devi acquistare l’hardware necessario, le licenze, configurare l’infrastruttura e trovare software compatibili.
I centralini virtuali in Cloud richiedono molto meno tempo per l’installazione, e nella maggior parte dei casi li puoi configurare direttamente tu in autonomia.
Quando richiedere una consulenza per scegliere il centralino più adatto
Rivolgerti ad un’azienda specializzata può essere un modo affidabile e semplice per scegliere il miglior centralino per la tua azienda. Il momento giusto per richiedere una consulenza non esiste, sei tu che meglio di tutti conosci la tua realtà e sai quando è arrivato il momento di cambiare il servizio.
Se stai pensando di aggiornare la tua azienda, se hai tanto hardware datato che ti dà problemi, se devi organizzare lo smart working, se i costi di gestione sono diventati insostenibili, se hai notato dell’insoddisfazione nei tuoi clienti o se la gestione interna della comunicazione è rallentata per via dell’attuale servizio allora è probabile che sia il momento di rivolgerti a esperti del settore per migliorare il tuo servizio di telefonia.
Se hai bisogno della consulenza di un nostro esperto o per maggiori informazioni sull’implementazione di un centralino virtuale in Cloud nella tua azienda, contattaci!
