Nella società in cui viviamo è sempre più importante che i dipendenti di un’azienda siano non solo sempre in comunicazione tra loro, ma che possano anche essere raggiunti in maniera agevole da clienti e fornitori.
I Software collaborativi permettono, quindi, ai vari team di un’azienda di collaborare in maniera semplice e veloce, mantenendo alta l’efficienza e la produttività dell’impresa.
Se ancora non conosci i vantaggi di questi sistemi, scoprirai:
Cos’è il software di collaborazione
Un software di collaborazione, in inglese chiamato groupware, è quel specifico strumento che viene utilizzato tra i team di un’azienda per, come dice la parola stessa, collaborare attraverso un’unica piattaforma sia che i dipendenti si trovino in sede, sia che lavorino da remoto.
I software collaborativi permettono alle imprese di lavorare in maniera sicura, favorendo così l’attuazione dello Smart Working.
Come scegliere il software collaborativo giusto
Per scegliere il software collaborativo più adatto a un’azienda è bene cercare di capire quali sono le esigenze dell’impresa e com’è strutturata, ad esempio se è previsto, o meno, lo smart working oppure se ha molti collaboratori esterni, ecc…
Una volta capito preliminarmente tutto ciò, l’azienda deve valutare:
- Quanto vuole investire sull’innovazione in termini di tempo e nel creare un ambiente di comunicazione condivisa.
- Quanto vuole investire in termini di budget annuale in software collaborativi.
- Quali sono le tecnologie già presenti in azienda.
Rispondendo a queste semplici domande un’azienda può riuscire a capire quale tipologia di software per la Smart Collaboration può adattarsi meglio ai suoi bisogni.
I requisiti indispensabili del software collaborativo efficiente e produttivo
Nella scelta di un software collaborativo bisogna fare attenzione ad alcuni requisiti fondamentali che deve avere per mantenere la Business Continuity. Dovranno, quindi:
- Essere scalabili – I software collaborativi in cloud permettono di essere scalabili in base alle esigenze della singola azienda.
- Aggiornarsi frequentemente – Questo tipo di software dovrà riuscire a stare al passo coi tempi attraverso aggiornamenti frequenti.
- Avere strumenti di sicurezza e privacy compliance – In ambienti dove si collabora con diverse persone e differenti clienti è fondamentale avere dei software collaborativi che permettano ai dati aziendali di essere sempre al sicuro da attacchi di qualsiasi tipo.
- Essere flessibili – Il software collaborativo deve essere fruibile in maniera semplice e intuitiva dovunque la persona si trovi e su qualsiasi dispositivo venga usato.
- Dialogare con le piattaforme e le applicazioni già utilizzate in azienda – Questo tipo di software dovrà rendere più semplice e smart il lavoro e dovrà quindi integrarsi perfettamente con tutti i programmi che l’impresa già utilizza per il suo lavoro.
Quali sono i vantaggi dei software collaborativi
I software collaborativi permettono, come abbiamo visto, di rendere più efficace la comunicazione e il lavoro di un team che riuscirà, attraverso di essi, a coordinarsi in maniera più semplice e veloce, ovunque essi si trovino.
Ma non solo. Un software di collaborazione permette anche di:
- Gestire in maniera rapida e sempre sincronizzata diversi dati come documenti di lavoro, agende, stato dei lavori, ecc…
- Non dover installare l’infrastruttura IT che verrà gestita e anche aggiornata direttamente da chi ha prodotto il software collaborativo.
- Acquistare solo quello che serve all’azienda, grazie alla capacità di questi software di essere scalabili.
- Accedere a conversazioni, dati e documenti ovunque ci si trovi, permettendo così di svolgere lo Smart Working in maniera agevole.
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